Upphandla kontorets lokalvård med rätt kriterier och uppföljning. Det är lättare att ställa krav och följa upp leveransen. 5 hygienkrav som de flesta kunder har är följande:
1. Kontrollera innan upphandling och under avtalstiden
Kontrollera potentiella leverantörer innan upphandling, men även under avtalstiden. Vanligen kontrolleras:
- Legal status,
- Finansiell status,
- Status på kollektivavtal samt
- Aktuell status på miljö- och kvalitetscertifikaten
Har något ändrats, har bolaget köpts, har man samma huvudman? På Allabolag hittar du det status om aktiebolag, F-skattsedel, arbetsgivarstatus, omsättning, och lönekostnad.
2. Offentliga uppgifter om leverantören
I offentliga register undviker du bolag på obestånd. Du ser också om dom har kapacitet att utföra tjänsten trots t.ex sjukdom.
- Är bolaget belagt med näringsförbud?
- Kreditkontroll av bolaget ger dig svar om det är obestånd.
- Har dom personal att städa hos dig om 10 personer på bolaget får influensa?
- Är all personal anställd av bolaget, eller har dom underleverantörer. Branschens snittvinst är 6%, avvikelser från det bör kunna förklaras.
3. Referenser och kontroll av certifikat
Du kan alltid be om referenser. Be om två referenser som börjar på slumpmässiga bokstäver. Då ökar sannolikheten att du får en neutral referens. En referens kan också vara från samarbetsorganisationer som t.ex almega, kommunal, fastighet, svanen etc. som har insyn i bolaget.
4. Avtal
Punkter som är viktiga:
- Detaljerad städbeskrivning ingår i bilaga
- Priset och detaljerad beskrivning vad som ingår (bilaga städbeskrivning).
- Allmänna villkor. Dessa bör vara i linje med ALMEGAS branschövergripande allmänna villkor för lokalvård.
- Priser för förbrukningsmaterial
- Uppsägningstid, samt uppsägning vid avtalsbrott
- Kvalitetsuppföljningssystem för uppdraget till ert kontor
- Tilläggstjänster och prismodell
Med dessa punkter i avtalet ink bilagor säkerställer du viktiga områden som påverkar leverans och kostnad.
5. Uppföljning
Kontinuerlig uppföljning på plats i lokalerna minimerar risken för obehagliga överraskningar. För detta måste leverantören tillgängliggöra schema för uppdraget. Schemalägg nedanstående kontroller på löpande basis, anpassa städtiderna för att du ska kunna göra kontrollen enkelt.
Säkerhetuppföljning sker genom att kontrollera att rätt person städar, genom legitimationskontroll. Då säkerställer du arbetstillstånd, anställning hos leverantören etc.
Kvalitetskontroll ska göras direkt efter utförd städning på plats på löpande basis med kund. Interna kvalitetskontroller ska vara dokumenterade. Uppföljning av justerade städbeskrivningar sker efter implementation.
Här hittar du företagsinformation om leverantörer