5 steg till riskfri upphandling av lokalvårdsleverantör

Upphandla kontorets lokalvård med rätt kriterier och uppföljning. Det är lättare att ställa krav och följa upp leveransen. 5 hygienkrav som de flesta kunder har är följande:

1. Kontrollera innan upphandling och under avtalstiden 

Kontrollera potentiella leverantörer innan upphandling, men även under avtalstiden. Vanligen kontrolleras:

• Legal status,
• Finansiell status,
• Status på kollektivavtal samt
• Aktuell status på miljö- och kvalitetscertifikaten
  

Har något ändrats, har bolaget köpts, har man samma huvudman? På Allabolag hittar du det status om aktiebolag, F-skattsedel, arbetsgivarstatus, omsättning, och lönekostnad. 

2. Offentliga uppgifter om leverantören

I offentliga register undviker du bolag på obestånd. Du ser också om dom har kapacitet att utföra tjänsten trots t.ex sjukdom.

• Är bolaget belagt med näringsförbud?
• Kreditkontroll av bolaget ger dig svar om det är obestånd.
• Har dom personal att städa hos dig om 10 personer på bolaget får influensa?
• Är all personal anställd av bolaget, eller har dom underleverantörer. Branschens snittvinst är 6%, avvikelser från det bör kunna förklaras.

3. Referenser och kontroll av certifikat

Du kan alltid be om referenser. Be om två referenser som börjar på slumpmässiga bokstäver. Då ökar sannolikheten att du får en neutral referens. En referens kan också vara från samarbetsorganisationer som t.ex almega, kommunal, fastighet, svanen etc. som har insyn i bolaget.

4. Avtal 

Punkter som är viktiga:

• Detaljerad städbeskrivning ingår i bilaga
• Priset och detaljerad beskrivning vad som ingår (bilaga städbeskrivning). 
• Allmänna villkor. Dessa bör vara i linje med ALMEGAS branschövergripande allmänna villkor för lokalvård.
• Priser för förbrukningsmaterial
• Uppsägningstid, samt uppsägning vid avtalsbrott
• Kvalitetsuppföljningssystem för uppdraget till ert kontor
• Tilläggstjänster och prismodell

Med dessa punkter i avtalet ink bilagor säkerställer du viktiga områden som påverkar leverans och kostnad.

5. Uppföljning 

Kontinuerlig uppföljning på plats i lokalerna minimerar risken för obehagliga överraskningar. För detta måste leverantören tillgängliggöra schema för uppdraget. Schemalägg nedanstående kontroller på löpande basis, anpassa städtiderna för att du ska kunna göra kontrollen enkelt.

Säkerhetuppföljning sker genom att kontrollera att rätt person städar, genom legitimationskontroll. Då säkerställer du arbetstillstånd, anställning hos leverantören etc.

Kvalitetskontroll ska göras direkt efter utförd städning på plats på löpande basis med kund. Interna kvalitetskontroller ska vara dokumenterade. Uppföljning av justerade städbeskrivningar sker efter implementation.

Här hittar du företagsinformation om leverantörer

För att hitta offentlig information om leverantörer finns information att hämta hos olika sidor. 

Skatteverket 

På skatteverkets hemsida kan du hämta företagsinformation för att ta del av om företaget är godkänt för F-skatt, registrerat för moms och som arbetsgivare och mer. Den informationen du får ut kan du använda som underlag när du ska anlita ett företag eller göra en upphandling. När du får information från skatteverket och det som företaget presenterar kan du jämföra uppgifterna för att säkerställa att du inte anlitar ett oseriöst företag. 

Kronofogden 

Hos kronofogden kan du få uppgifter om ett företag. Det du behöver är organisationsnummer för det företag det avser. Det uppgifter du kan få ut hos kronofogden är alla skulder som är betalda eller obetalda och till vem. Du får också ut vad som utretts, avbetalningsplaner, uppgifter om konkurser och mer. 

Bolagsverket näringslivsregister 

På bolagsverkets hemsida hittar du näringslivsregister där finns möjligheten att söka information både gratis och som kund hos dem. När du söker gratis får du information som Organisationsnummer och företagsnamn, information om försäkringsförmedlare, värdepapper och om det är med i registret mot penningtvätt. Är du betal kund får du fram ännu mer information i näringslivsregistret. 

Bokslutsuppgifter 

Bokslutsuppgifter, eller hela bokslut kan hittas gratis på t.ex Allabolag. Med organisationsnumret kan du kontrollera att namn, säte, huvudman, omsättning, antal anställda FTE och status på f-skattsedel samt moms.

Varför det är viktigt att undvika oseriösa företag

Om det verkar för billigt för att vara sant, så är det ofta det. Med ovanstående punkter kan du bedöma om bolaget speglar ert bolags värderingar och bedöms vara en trygg partner med access till er produktionsmiljö och känsliga uppgifter.

När oseriösa företag vinner upphandlingar av lokalvård är det större risk för en osund konkurrens på lokalvårds marknaden. Det tillkommer även fler samhällsrisker när oseriösa företag vinner upphandlingen. När de oseriösa företagen vinner upphandlingar ökar risken för ekonomisk brottslighet som skatte- och bokföringsbrott. Risken för organiserad brottslighet har också en tendens att öka samt att de anställda får arbeta under mycket dåliga arbetsvillkor som kan resultera i farliga arbetsmiljöförhållande.

Inom städbranschen arbetar många utrikesfödda. Dessa personer saknar ofta ett socialt nätverk och saknar kunnighet inom vilka svenska rättigheter de har på arbetsmarknaden.

Marknadsmässigt är det viktigt att undvika potentiell negativ medial exponering. HR-mässigt är det viktigt att visa kollegorna att även städaren har rimliga villkor och är en del av framgången på bolaget.

Använd listan ovan för att navigera er till ett trevligt kontor med rent samvete och låg risk.