12 steg till det perfekta kaffet på kontoret

Så här väljer du kaffeleverantör till kontoret

Följ vår guide till det perfekta kaffet på kontoret. Följ våra 12 steg som tar hänsyn till Finans-, HR-, Drift-, Miljö-, IT- och Marknadschefens krav.

Utvärdering Kaffelösningsleverantör

12 steg till att upphandla kaffelösning till kontoret.

 

Vardagsfrid genomlyser årligen marknaden för kaffesystemleverantörer för sina lokalvårdskunders räkning och inkluderar den partner som är mest relevant. Genomlysningen med vårt 12 stegsprogram har inkluderat 12 leverantörer, varav två leverantörer ej har svarat. Leverantörerna som genomgåtts omsätter mellan 11-400msek/år och är välkända inom branschen och respekterade av konkurrenterna. 

 

Fokus är att hitta en kaffesystemleverantör i övre mellanklass med bra referenskunder som stämmer överens med Vardagsfrids värderingar som levererar bra kaffe i handen, med kända varumärken på maskinsidan.

 

Här är de 12 punkterna vi gått igenom i upphandlingen av kaffesystemsleverantör.

1. Affär

Affären består av tre delar:

  • Maskin, 
  • Service och 
  • Förbrukningsartiklar, så som kaffe, the, servetter etc. 

 

Alla säljer helhetsupplevelsen – bra kaffe i handen utan problem. Vill man bara köpa hårdvara, så kostar det mer. I och med att kaffemaskin och service är identiskt så är dessa lågt prissatta. Att med service kombinera rätt rosteri, böna, maskininställning och kontorets tyckande så får man en långsiktigt nöjd kund.

2. Kaffemaskin

De flesta bolag förändras – antal anställda, kontorsyta, flytt, våningar, smakkrav osv. En maskin ska vara anpassad till ditt behov idag, inte för 2 år sedan. Därför ska du kunna hyra, lämna tillbaka eller byta maskin när ditt behov förändras utan långa låsta kontrakt eller dyra restvärden. De ca 10 kaffesystemsleverantörer vi utvärderat jobbar med mer eller mindre samma eller likvärdiga maskiner.

Vill du köpa eller leasa maskinen ska det också gå. 

3. Service

De flesta större leverantörerna erbjuder utryckning inom 4 timmar samt proaktiv service var 4-5 vecka. Proaktiv service minimerar antalet driftavbrott på maskinen samt säkerställer kvaliteten. När kaffetentusiasterna på kontoret vill ändra på kaffet så kan man justera maskin för nya bönor och kanske jobba lite mer evenemangsmässigt med olika smaker.

 

Här vill man kunna byta bönor och ha lite avsmakningar  årligen för en liten grupp människor som ett add on.

4. Förbrukningsartiklar

Alla leverantörer säljer förbrukningsartiklar i webbshop, telefon eller vid månatliga servicen. Som kund vill du kunna göra som du vill, men accepterar en helhetslösning för maskinspecifika från kaffelösningsleverantören.

5. Miljöcertifiering

Det finns få svanenmärkta maskiner. Några leverantörer har svanenmärkt tjänsten, andra kör ISO 14000. Det är än viktigare att få rätt maskin, som är anpassad för ditt antal medarbetare, rätt sätt att bygga för din volym, och storleksanpassade till ditt behov av antal på kontoret. Så att den är byggd för din typ av nyttjande ur ett energiperspektiv. Väl utnyttjad utrustning i ett system av återanvändning är ännu viktigare.

6. Miljö Återbruk

Leverantören ska självklart återvinna och hyra ut maskinerna igen med samma kvalitetskrav på kaffet. Detta gör de flesta leverantörer, men det kräver ett renoveringscenter samt en kundgrupp som kan ta över gamla maskiner och använda klart maskinen hela dess levnadstid.

7. Kollektivavtal

Vi är våra leverantörer. Självklart uppfyller vi själva kollektivavtalade villkor hos oss och våra leverantörer. Olika branscher har olika villkor, men alla våra leverantörer har kollektivavtal så vi vet att vi kan se alla kollegor från leverantörerna i ögonen.

8. Digitalisering

Maskiner ska vara uppkopplade så att servicetekniker är på väg, helst innan kunden märker det. Gärna ett budskap på maskinen som berättar för personalen att hjälp är på väg – då slipper kontorsansvarig få klagomål nr 2-20. 

9. CSR på Kaffet

UTZ, Rainforest Alliance och Fairtrade ska ingå i leverantörens sortiment att välja på. Här rekommenderas att man läser på om respektive märkning innan man prioriterar det. Viktigt att det rimmar med personalens värderingar.

10. Stor eller liten leverantör

Som kund vill man ha en lösning för flera kontor om möjligt, men ändå hitta en leverantör som tycker ditt kontor och dina anställda är viktiga för leverantörens omsättning. 

11. Fakturering

Enkelhet i fakturering är viktigt för att ekonomiavdelningen ska tycka en leverantör är bra. En extra rad på lokalvårdsfakturan i en perfekt värld. Större avtals görs upp separat.

12. Svenskägt bolag

Ett svensktägt är att föredra för samhället. Intäkterna stannar i Sverige och blir skatt i slutändan som bidrar till välfärden.

 

Sammanfattning

Väljer du lokalvården genom oss löser vi det enkelt åt er när vi städar kontoret. Vill ni utvärdera själv, kontakta oss för att ta del av vår utvärderingsmatris.

95 %

Kundnöjdhet

150

Antal anställda

1 000

Antal första jobb i Sverige

 3 000 000 

Antal städade kvm per år

Utmärkelser

Ta ett möte med oss via telefon eller video.

Beställ städhjälp